A día de hoy es muy importante intentar automatizar cualquier tipo de proceso en el mundo tecnológico, ya sea para hacer la vida del programador más fácil pero también para prevenir posibles errores humanos que pueden haber a la hora de realizar esa misma tarea cantidad de veces.

Es por eso que hoy os vamos a contar como hemos hecho la integración de los pedidos EDI desde Amazon al ERP Sage Murano y porque es tan importante automatizar este tipo de transacciones.

Primero vamos a ver que significa EDI (Intercambio Electrónico de Datos) y cómo funciona en una empresa. Este formato es simplemente el formato electrónico de comunicación que reemplaza a la tradicional forma de comunicación <<en papel>> con las ventajas de ahorrar tiempo y evitando muchos errores.

El EDI, o Electronic Data Interchange permite el intercambio de documentos normalizados entre los sistemas informáticos de quienes participan en una relación comercial.

El carácter normalizado de estos documentos, es lo que esencialmente diferencia al EDI de otros sistemas de intercambio de información: pedidos, albaranes, facturas, inventarios, catálogos de precios, etc., pueden intercambiarse electrónicamente entre diferentes interlocutores, gracias al uso de un lenguaje común que permite que diferentes sistemas de información interactúen entre sí, automatizando su integración en los sistemas internos de gestión o ERP’s

Vamos a explicar la imagen de arriba con un ejemplo, así seguro que se entenderá mejor.

Empezamos viendo que tanto el proveedor como el distribuidor tienen un software EDI integrado en sus respectivos servidores, ya que sin este software existentes por ambas parte no sería posible el intercambio de datos.

El distribuidor, que podría ser una tienda online particular o una gran multinacional como Amazon, hace un pedido al proveedor mediante mensajes electrónicos que contienen toda la información de los productos que se piden como la cantidad , el precio unitario, el sku, el color, etc. El software EDI del proveedor interpreta ese mensaje electrónico y introduce toda la información del pedido en el ERP del proveedor.

Cuando el proveedor envía los productos que pide el distribuidor, automáticamente el software EDI del proveedor envía un mensaje EDI de tipo Albarán al distribuidor con la información de los productos que se han enviado y posteriormente envía un mensaje EDI de tipo factura con la información de la facturación de los productos enviados. El software EDI del distribuidor interpreta los mensajes e ingresa automáticamente ese albarán y esa factura al ERP del distribuidor.

El EDI automatizan la generación, envío y registro de cualquier transacción electrónica, interactuando con cualquier ERP, de forma que pedidos, avisos de expedición, facturas electrónicas, etc., son procesados sin intervención humana.

Esta capacidad de integración convierte a los mensajes EDI en la mejor opción para optimizar la mayor parte de los procesos administrativos y de gestión, gracias, entre otras, a las mejoras obtenidas por reducción de tiempos de procesamiento, incremento de la seguridad y confidencialidad, o reducción de costes.

¿Qué necesito para hacer EDI?

Lenguaje Estándar:
El intercambio de información electrónica requiere de un lenguaje estandarizado, compartido por emisor y receptor para estructurar los mensajes. Existen distintos estándares como EDIFACT, X12, XML…
Software EDI:
Emisor y receptor deberán disponer de una solución EDI con la que construir y gestionar los mensajes, conforme al estándar en el que se deban realizar los intercambios.
Red de comunicaciones:
Los intercambios EDI requieren de sistemas de comunicaciones seguros y adaptados a las peculiaridades de este tipo de transacciones. Existen distintas opciones, si bien las más extendidas son las VAN, o Redes de Valor Añadido. Se trata de redes privadas de comunicaciones con altos niveles de seguridad, control y monitorización para garantizar el correcto envío y recepción de los diferentes mensajes.

Beneficios del EDI

Los beneficios introducidos por la utilización de EDI son evidentes en cuanto a que permiten mejorar sustancialmente la gestión de las empresas que lo utilizan. Estos beneficios se concretan en:

  • Disminución de errores derivados de los sucesivos cambios de soporte de los documentos.
  • Ahorro en recursos y tiempo necesario para la gestión y entrega de documentos.
  • Simplificación de la operativa de la empresa.
  • Mejora de la competitividad al acortar tiempos de servicio.
  • Adquisición de una posición ventajosa en el mercado al facilitar relaciones con otras empresas.
  • Aumento de la rentabilidad derivada del intercambio de documentos financieros.

Problemática en la implantación de EDI

En la actualidad se detectan algunos factores que dificultan la implantación masiva del EDI en los distintos actores, entre los que se destaca.

  • Dificultad en la especificación e implantación de estándares a nivel internacional.
  • Variedad de soluciones EDI y carencia de criterios claros para elegir una u otra en función de las necesidades concretas.

Integración pedidos EDI con Amazon

Nosotros hemos desarrollado para uno de nuestros clientes, un sistema EDI basado en los estandares EDIFACT, que recoge los pedidos que envía Amazon en formato EDI, los interpreta y comprueba si hay algún tipo de error y finalmente añade ese pedido en el ERP.

Explicado más detalladamente el proceso pasa por 3 fases:

  1. El programa automáticamente coge los pedidos EDI del FTP de Amazon y los pasa al FTP de la empresa.
  2. Se ejecuta un script en el FTP de la empresa que interpreta esos pedidos EDI, gracias a los estándares de EDIFACT, y a partir de ellos genera un fichero XML con toda la información del pedido que posteriormente será importado en el ERP Sage Murano.
  3. Finalmente el programa mueve ese fichero XML al ERP Sage Murano e importa el pedido. Se tienen que utilizar ficheros en formato XML porque así es como lo necesita el ERP.

Todo este proceso al hacerse automáticamente, se ahorra tiempo y posibles errores en comparación de si se hiciera a mano.

Desde Informatic Oh! te animamos a que integres este tipo de mensajes EDI en tus sistemas para ahorrar tiempo y errores.

No dudes en ponerte en contacto con nosotros si estás interesado en este tipo de integración ya que podemos ayudarte con este asunto.